Avete comprato le licenze Copilot. Perché le usano solo per le email?

Perché comprare le licenze è la parte facile, e dopo quasi nessuno ridisegna il lavoro. Le persone aprono Copilot, lo usano per riassumere un’email o sistemare un paragrafo, poi tornano a lavorare come prima. Lo strumento funziona: il guaio è che viene trattato come un software da installare, quando è un cambiamento da governare.

Cosa dicono davvero i dati sull’adozione di Copilot in azienda?

Che quasi tutte le grandi aziende hanno Copilot, e che poche lo hanno portato su larga scala. I due dati vanno letti insieme.

Microsoft dichiara che oltre il 90% delle aziende Fortune 500 usa Microsoft 365 Copilot (call sui risultati del 29 ottobre 2025). È un dato del fornitore, e misura l’uso: per entrare nel conto basta qualche licenza.

Forrester racconta l’altra metà. Nell’analisi The Copilot Reality Check del 27 febbraio 2026, scritta dopo decine di conversazioni con CIO e CDO, descrive la maggior parte delle imprese ancora in pilot mode, con una domanda che definisce «disciplined, governed, and conditional». Secondo l’analista, la maggior parte è ancora a 12-18 mesi da un rilascio su scala.

Intanto il costo corre (lo scomponiamo voce per voce in quanto costa davvero Copilot). Il listino di Microsoft 365 Copilot per le grandi imprese è di 26 € al mese per utente, IVA esclusa, con abbonamento annuale (30 $ negli Stati Uniti), e si aggiunge alla licenza Microsoft 365 che l’azienda paga già. Su cento persone fanno più di 31.000 € l’anno: abbastanza perché prima o poi qualcuno chieda cosa stanno producendo.

In Italia dati pubblici specifici su Copilot non ne abbiamo trovati, ma il quadro va nella stessa direzione. L’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano, nei dati presentati a maggio 2026 e ripresi da Fullpress, rileva che il 44% dei lavoratori italiani usa l’intelligenza artificiale, soprattutto come assistente per attività ripetitive e non come leva per cambiare i processi. Solo il 9% delle organizzazioni gestisce in modo strutturato il tempo che l’AI fa risparmiare.

Nelle conversazioni con i clienti vediamo lo stesso schema: le licenze ci sono, l’uso reale si concentra su due o tre funzioni base. E la domanda che sentiamo più spesso da chi guida l’IT è sempre quella: «perché lo paghiamo, se lo usano solo per le email?»

Perché un pilota che «va bene» spesso non porta a nessun rollout?

Perché misura la cosa sbagliata. Un pilota senza errori gravi, con commenti tiepidamente positivi e nessuno che si lamenta, sembra riuscito. Questo non vuol dire che abbia generato adozione.

La maggior parte dei piloti Copilot che vediamo partire conta «quante persone hanno effettuato l’accesso» invece di chiedersi «quale compito, prima manuale, ora passa dentro Copilot in modo ripetibile». Il primo numero sale sempre, perché basta un login. Il secondo resta a zero finché nessuno toglie un passaggio dal processo esistente per affidarlo all’assistente, e a quel punto i commenti positivi contano poco. Come si passa da un pilota così a un rilascio vero lo raccontiamo in dal pilota al rollout.

Se non è un problema di tecnologia, cos’è davvero?

È un problema di processo. Copilot dentro Word, Excel o Teams fa quello che promette per chi sa già cosa chiedergli e in quale punto del proprio lavoro usarlo. Quasi nessuna organizzazione però ha fatto quel lavoro di ridisegno prima di distribuire le licenze: le ha assegnate, spesso a un reparto intero, e ha lasciato che ognuno si arrangiasse.

Nella nostra esperienza la differenza si vede mettendo a confronto un caso d’uso «installato» e uno «costruito»:

	Installato (l’approccio più comune)	Costruito (l’approccio che genera adozione)
Punto di partenza	Licenza assegnata a un reparto	Un compito specifico, oggi manuale, scelto come obiettivo
Chi decide come si usa	Ogni persona, da sola	Il processo viene ridisegnato per includere Copilot in un punto preciso
Cosa si misura	Login, «utenti attivi»	Tempo risparmiato su quel compito, ripetuto nel tempo
Formazione	Un webinar generico, una volta	Affiancamento sul caso d’uso reale, finché diventa abitudine
Chi risponde del risultato	Nessuno in particolare	Una persona che risponde se l’adozione non sale
Esito tipico dopo sei mesi	Uso ridotto a email e riassunti	Il compito scelto passa stabilmente dentro Copilot

Per questo ogni nostro progetto parte da una mappatura: è il primo dei tre movimenti con cui lavoriamo, Map, Build e Hand over. Prima capiamo dove sta oggi il lavoro e quanto costa farlo così, poi costruiamo dentro gli strumenti che l’azienda usa già e ridisegniamo il pezzo di processo che Copilot può davvero sostituire. Alla fine il caso d’uso passa al vostro team, che ne diventa responsabile. È il lavoro che facciamo nei progetti di adozione e change management.

Un esempio concreto: in una società di consulenza con oltre cento consulenti abbiamo preso un solo compito, la preparazione di presentazioni e offerte, e l’abbiamo costruito dentro Copilot. Una presentazione è passata da quattro ore a meno di una, e oggi la usano più di 115 persone.

Quanto adottano davvero le persone che hanno la licenza, e come si misura?

Si misura da chi usa Copilot in modo ricorrente su un compito preciso (i numeri pubblici sull’uso reale li abbiamo raccolti in quanti dipendenti usano davvero Copilot). Il numero di login, quello che quasi tutti i cruscotti mostrano per primo, dice solo chi ha aperto lo strumento.

Anche le cifre pubbliche più solide contano chi ha accesso o chi lo apre: nessuna, tra quelle che abbiamo controllato, dice quanta parte del lavoro quotidiano di un team si sia spostata dentro Copilot. La misura quindi va costruita in casa. Si sceglie il compito prima del pilota, si misura com’è oggi e lo si confronta dopo, con le stesse persone.

Un punto di partenza c’è già, ed è gratuito: la Copilot Dashboard di Microsoft mostra preparazione, adozione e impatto, e per i clienti Microsoft 365 business ed enterprise non richiede licenze aggiuntive. Dice chi usa Copilot e quanto; quale compito ci è passato dentro lo dovete stabilire voi.

È anche l’unico numero che ha senso portare a chi ha firmato l’acquisto delle licenze, e il punto di partenza per misurare il ritorno di Copilot.