Da quattro ore a meno di una per una presentazione

In una società di consulenza il tempo è quello che si vende, e ogni ora che non finisce su un cliente è un’ora persa due volte. Questa società ha più di cento consulenti che lavorano con i clienti, su progetti diversi e in paesi diversi. Tutti, prima o poi, devono costruire una presentazione. Molti devono scrivere offerte.

Una presentazione fatta bene, con lo stile e le linee guida della società, poteva richiedere quattro ore. Si partiva quasi sempre da quella dell’ultima volta: si copiava, si cambiavano i contenuti, si sistemava l’impaginazione che nel frattempo si era rotta. Ognuno con il suo metodo, e con risultati che si somigliavano solo in parte.

Le offerte avevano lo stesso problema, visto dall’altra parte. A scriverle erano soprattutto i manager, partendo da quelle già inviate. Le parti standard si riscrivevano ogni volta, le revisioni si accumulavano, e ogni offerta preparata da zero era un pomeriggio tolto ai clienti già attivi.

Nel foglio ore tutto questo tempo aveva un nome preciso: tempo non fatturato. Ore in cui un consulente non è assegnato a un cliente, e che la società paga senza incassare.

• Presentazioni già impaginate con lo stile della società
• Offerte pronte da rivedere invece che da scrivere
• Più ore sul cliente, meno ore che non si fatturano

Prima i template, poi gli agenti

Siamo partiti dal materiale, prima ancora che dagli agenti. Abbiamo raccolto le presentazioni e le offerte che la società considerava fatte bene, ne abbiamo ricavato struttura e stile, e li abbiamo trasformati in regole: come si apre una presentazione, quali sezioni ha un'offerta, quali parti restano sempre uguali e quali cambiano da cliente a cliente.

L'agente delle presentazioni

Il primo agente lavora con Copilot in PowerPoint. Il consulente gli dà un argomento, un documento o anche solo degli appunti, e riceve una presentazione già impaginata con il template della società. Resta il lavoro che nessun agente può fare al posto suo: controllare che il contenuto sia giusto per quel cliente.

L'agente delle offerte

Il secondo agente lavora in Word. Attinge allo storico delle offerte, ordinato in SharePoint anno per anno, e prepara la bozza con le parti standard già scritte e i punti da decidere evidenziati. Il manager rilegge e decide.

Dentro i permessi che ci sono già

Tutto resta nel tenant Microsoft 365 della società. Copilot lavora sui documenti attraverso Microsoft Graph, con i permessi di chi fa la richiesta, e non mostra a nessuno un file che quella persona non potrebbe già aprire. Le istruzioni degli agenti sono le stesse per tutti, così lo stile resta uniforme anche quando a lavorare sono cento persone diverse.

Oggi una presentazione si chiude in tre quarti d'ora, un'ora al massimo, contro le quattro di prima. Moltiplicato per più di cento consulenti fanno settimane di lavoro all'anno che tornano sui clienti, e presentazioni che finalmente si somigliano, nel senso buono.

Per i manager il guadagno ha un'altra forma. Offerte più rapide vogliono dire più tempo sui progetti e meno ore passate senza un cliente su cui segnarle, cioè più ore che diventano fatturato.