Da 40 giorni a 19 minuti per pre-approvare un mutuo

La banca riceve di continuo richieste di mutuo e di prestito, da canali diversi. Ognuna arriva con il suo pacchetto di documenti, compilato come capita: dai redditi agli estratti conto, a volte scansionati storti, a volte incompleti.

Fino a quel momento ogni richiesta finiva sulla scrivania di un consulente. Il consulente la apriva, leggeva gli allegati, controllava i dati uno per uno e solo alla fine capiva se la pratica aveva i requisiti per partire. Molto spesso non li aveva. Mancava un documento, oppure c’era un dato che non tornava tra un modulo e l’altro.

Ne usciva una coda lunga e lenta. Il tempo dei consulenti se ne andava soprattutto sulle pratiche che non sarebbero mai partite, lette con la stessa attenzione di quelle buone. Chi aveva una richiesta valida aspettava settimane una risposta, e nel frattempo aveva tutto il tempo di chiedere altrove.

Volevamo che il consulente vedesse solo le pratiche su cui ha senso lavorare, e che il cliente con una richiesta valida lo sapesse in pochi minuti.

• 99,7% di precisione nel riconoscere le pratiche che stanno in piedi
• Il consulente riceve la pratica con i controlli già fatti
• +340% di conversione da contatto a cliente

Leggere i documenti come li legge un consulente

Il primo passaggio è l'estrazione. L'agente apre ogni allegato, riconosce di che documento si tratta e ne tira fuori i dati che servono alla valutazione: importi, date, intestatari, scadenze. Poi li confronta tra loro, perché un'incongruenza tra due documenti della stessa pratica è esattamente il dettaglio che a mano, alla trentesima pratica della giornata, sfugge.

I criteri della banca, applicati sempre allo stesso modo

Con i dati in mano, l'agente verifica i prerequisiti che la banca usa per decidere se una pratica può andare avanti. Sono i criteri della banca messi per iscritto, e vengono applicati a ogni richiesta allo stesso modo, la prima del mattino come l'ultima della sera. Se manca qualcosa lo segnala subito, invece di lasciarlo scoprire a un consulente dopo mezz'ora di lettura.

La decisione resta a una persona

L'agente non approva e non rifiuta nessun mutuo. Prepara la pratica, toglie dal tavolo quello che non può partire e passa al consulente solo ciò che sta in piedi, con i controlli già fatti. In banca è la condizione perché un progetto così si possa fare, ed è anche quello che lo rende difendibile davanti a chi risponde della conformità.

Come si costruisce in Microsoft 365

Portato in Microsoft 365, lo schema si regge su pochi pezzi. Un agente in Copilot Studio fa da orchestratore, i modelli di elaborazione documenti di AI Builder leggono gli allegati, Power Automate porta la pratica verificata nella coda del consulente, e i documenti restano in SharePoint con i permessi e le etichette di riservatezza di Microsoft Purview. Nessun dato esce dal perimetro che la banca governa già.

Il pilota è partito in Italia. La precisione nel riconoscere le pratiche valide è arrivata al 99,7%, sopra la revisione fatta a mano.

Dalla domanda alla pre-approvazione si passa da 40 giorni a 19 minuti. Per chi ha i requisiti vuol dire sapere quasi subito se può andare avanti, e non avere il tempo di rivolgersi a un'altra banca. Per la banca vuol dire conversione: +340% da contatto a cliente.

I consulenti, intanto, passano le giornate sulle pratiche che hanno senso e sui clienti che possono chiudere. E il rischio di non conformità scende, perché i controlli di base vengono fatti sempre, e sempre nello stesso modo.